Составление описей дел

Архивная опись дел – это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел).

Составляются описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу и описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения. По желанию заказчика может составляться опись дел временного (до 10 лет) срока хранения.

Описи составляются по установленной форме в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (2002 г.). К описи оформляется титульный лист, при необходимости – лист переименований (с полным перечислением изменений в наименовании организации и её подчиненности). Также к описи составляются предисловие и, при необходимости, список сокращенных слов.

Опись согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) организации и утверждается первым лицом организации. В случае ликвидации организации при условии передачи документов в архивный орган описи должны быть согласованы с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) субъекта РФ. В случае, если организация является источником комплектования какого-либо государственного, муниципального или ведомственного архива, согласование описей с ЭПК также обязательно.

Предисловие к описи, так же как историческая справка, служит для облегчения работы с документами и является непременным атрибутом при передаче документов организации в архивный орган. По своей структуре и задачам предисловие схоже с исторической справкой. Основное отличие от исторической справки – меньшее внимание уделяется истории организации, большее – характеристике состава документов и особенностям их обработки.

Чаще всего описи составляются по хронологически-структурному или хронологически-алфавитному принципам.

Вначале дела формируются по времени их создания, т.е. по хронологии, а в пределах каждой хронологической группы – по структурным подразделениям организации или алфавиту. При отсутствии необходимости деления по структуре дела формируются по хронологическому принципу – только по годам/периодам. Внутри хронологии или структуры дела формируются по степени важности – протоколы заседаний, приказы, отчёты, журналы учета и т.д. Заголовки дел в описи должны строго соответствовать заголовкам на обложке дел.

Иногда для упрощения нахождения документов внутри дела требуется составление внутренних описей, которые представляют собой подобие оглавлений к документам дела.

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», внутренние описи в обязательном порядке составляются для следующих категорий дел:

  • личных дел;
  • трудовых договоров;
  • судебных дел;
  • следственных дел;
  • особо ценных дел.

В остальных случаях для упрощения делопроизводства организация принимает  решение о составлении внутренних описей для иных категорий документов на своё усмотрение. Наиболее часто внутренние описи составляются для приказов по основной деятельности и по личному составу, а также для лицевых счетов.

Нумеруются листы внутренней описи отдельной от остальных документов нумерацией. Они не являются частью документов дела, а представляют собой научно-справочный аппарат.

UA-38557285-1