Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности, так же как и выделение дел на уничтожение – один из самых высококвалифицированных видов архивных работ.

Экспертиза ценности документов является первым и важнейшим этапом упорядочения (обработки) архивного фонда организаций. Только при полном просмотре всех документов можно гарантировать высокое качество работ.

В процессе экспертизы ценности архивный фонд организации разделяется на несколько частей:

  • дела, содержащие документы постоянного срока хранения
  • дела, содержащие документы по личному составу (50-летнего срока хранения)
  • дела, содержащие документы временного (более 10 лет) срока хранения
  • дела, содержащие документы временного (до 10 лет) срока хранения, срок хранения которых еще не истек
  • дела, содержащие документы с истекшими сроками хранения

При определении сроков хранения документов необходимо учитывать определённые условия, руководствуясь нормативными документами. Так, расчётные ведомости начисления заработной платы хранятся 5 лет при условии наличия лицевых счетов. В случае отсутствия лицевых счетов срок хранения расчётных ведомостей увеличивается до 75 лет. Квартальная бухгалтерская отчётность хранится 5 лет при условии наличия годовых отчётов, а при их отсутствии имеет постоянный срок хранения, и др. При проведении экспертизы ценности этим документам определяется наибольший срок хранения, а при дальнейшем исследовании фонда они либо включаются в опись дел постоянного хранения (или опись дел по личному составу), либо выделяются на уничтожение (оставляются до истечения срока хранения).

Таким образом, в результате экспертизы выявляются дела постоянного срока хранения, временного (более 10 лет) срока хранения и дела по личному составу.

Далее на дела с истекшими сроками хранения составляется акт на уничтожение.

После упорядочения дел постоянного срока хранения, временного (более 10 лет) срока хранения и дел по личному составу в архиве организации остаются только дела длительных сроков хранения, предназначенные к уничтожению и оставленные до истечения сроков хранения.  

UA-38557285-1